Utilisation des classeurs dynamiques Microsoft Excel

Microsoft Dynamics CRM offre deux façons d’exporter vos données vers un classeur Excel.

Il est possible d’exporter les données dans un classeur statique qui contiendra toutes les données au moment où l'exportation aura été effectuée ou vers un classeur dynamique qui ne contiendra physiquement aucune donnée car elles seront constamment mises à jour à partir des informations présentes dans le CRM.

Avantages de l'utilisation des classeurs dynamiques:

• La sécurité des données est garantie. Si le classeur est ouvert par quelqu'un qui ne doit pas voir les informations, aucune donnée sensible ne sera affichée car le système reconnaît les niveaux d’accès de chaque utilisateur.
• L’affichage des données disponibles dans le CRM se fait en temps réel. Ainsi, il n’est plus nécessaire de gérer plusieurs versions d'un même fichier Excel et de les partager par courriel.

Voici les étapes à suivre pour créer un classeur dynamique :

1- Ouvrir la liste d'éléments que vous souhaitez exporter (ex: comptes, clients, opportunités, incidents, etc).

2- Cliquer sur le bouton "Exporter vers Excel" qui se trouve dans la barre de ruban d'actions.

3- Sélectionner l'option "Classeur dynamique" parmi les options offertes. Vous pouvez également ajouter, modifier ou supprimer les colonnes qui seront présentes dans le classeur Excel en cliquant sur le bouton "Modifier les colonnes".

4- Actualiser les données. Lorsque le fichier Excel est ouvert, cliquer sur l'onglet "Données" puis sur le bouton "Actualiser à partir de CRM".

Vous pouvez enregistrer le fichier et lors de la prochaine ouverture le contenu sera actualisé.

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